Excel pour les débutants, les fonctions de base

Microsoft Excel peut sembler intimidant si c’est la première fois que vous l’utilisez. Nous allons vous montrer comment utiliser cet outil de feuille de calcul populaire.

Les éléments essentiels d’Excel comprennent le formatage des chiffres et la saisie de données, ainsi que l’ajout d’ombres et de bordures aux cellules. Cela vous permettra de réduire le stress et de faciliter l’apprentissage.

Saisie de données dans Excel

Il existe deux façons simples de saisir des données dans les feuilles Excel.

Tout d’abord, cliquez sur la cellule et tapez vos données. Vous pouvez également cliquer sur la cellule pour copier les données dans la barre de formule située en haut.

Barre de formule : La barre de formule récupère les données d’une cellule

Vous pouvez également enregistrer des données à partir d’autres emplacements, puis les coller dans votre feuille. Copiez les données copiées dans votre feuille, puis collez-les dans la cellule appropriée en suivant les étapes suivantes :

Utilisez le raccourci clavier Ctrl+V ou Command+V sous Windows.

Cliquez sur « Coller ! » dans la zone du Presse-papiers de l’onglet Accueil.

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule. Sélectionnez « Coller » dans votre menu de raccourcis.

Bouton « Coller » d’Excel

Consultez notre mode d’emploi sur le collage spécial Excel.

Gestion des feuilles de calcul

Excel vous permet d’ajouter de nombreuses feuilles. Ceci est utile lorsque vous travaillez sur des projets qui nécessitent plusieurs feuilles de calcul.

Cliquez sur le symbole plus à l’extrême droite de la rangée de feuilles pour ajouter une deuxième feuille. Cela créera une feuille de calcul juste à côté de la feuille active.

Vous pouvez ajouter une nouvelle feuille dans Excel en utilisant le symbole plus

Une autre option consiste à aller dans l’onglet Accueil, à sélectionner Insérer dans la sous-section Cellules du ruban, puis à choisir « Insérer une feuille ». Cela ajoute une nouvelle feuille de calcul à la zone située à gauche de la feuille active.

Insertion d’une feuille dans l’onglet Accueil

Si vous ajoutez une feuille, son nom par défaut est Feuille. Le numéro indique le nombre de feuilles qu’elle contient. Vous verrez ainsi Feuille1, Feuille2, etc. Pour renommer une feuille existante, double-cliquez dessus ou faites un clic droit pour sélectionner « Renommer ». Tapez le nouveau nom puis appuyez sur Entrée ou Retour.

Menu Renommer la feuille

Pour réorganiser les feuilles, il suffit d’en sélectionner une et de la faire glisser à l’endroit souhaité. Puis, relâchez.

Les feuilles de calcul Excel peuvent être réorganisées

Pour colorer l’onglet d’une feuille, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’onglet, allez dans Couleur de l’onglet et choisissez une couleur dans le menu déroulant. Il s’agit d’une excellente technique pour repérer facilement des feuilles particulières et leur attribuer un code couleur en fonction de tâches spécifiques.

Couleur de l’onglet dans le menu de la feuille

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la feuille que vous souhaitez supprimer et choisissez « Supprimer » Pour continuer, choisissez « Supprimer » ou cliquez sur « Annuler ».

Supprimer la navigation de la feuille

Ajout et suppression de colonnes et de lignes

Vous pouvez découvrir que vos ensembles de données ont besoin de colonnes ou de lignes supplémentaires. Ou vous pouvez décider de supprimer une ligne ou une colonne qui n’est plus nécessaire.

Ajouter une colonne ou une ligne

Vous pouvez insérer une ligne ou une colonne de différentes manières.

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une colonne/ligne, puis sélectionnez « Insérer » dans la liste des raccourcis.

Sélectionnez une colonne/ligne, puis cliquez sur l’onglet Accueil. Ouvrez la liste déroulante Insertion dans la section Cellules et choisissez « Insérer des lignes de feuille », « Insérer des colonnes de feuille ».

Insérer des lignes et des colonnes de feuille sur l’onglet Accueil

Ces deux actions permettent d’insérer une nouvelle colonne à gauche des colonnes sélectionnées ou une ligne au-dessus des lignes sélectionnées.

Supprimer une colonne/rangée

Vous pouvez utiliser des actions similaires pour supprimer une colonne et une ligne. Cliquez sur l’en-tête de la colonne. La lettre en haut de l’écran est l’en-tête de la colonne. Pour sélectionner une seule ligne, cliquez sur l’en-tête de la ligne, qui est le chiffre situé à votre gauche.

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la colonne/ligne que vous souhaitez supprimer.

Allez à l’onglet d’accueil en sélectionnant la ligne ou la colonne et en cliquant sur le bouton Supprimer. Sélectionnez la colonne ou la ligne que vous souhaitez supprimer dans la liste déroulante Supprimer de la section Cellules.

Supprimer des colonnes et des lignes de la feuille dans l’onglet Accueil

Consultez notre tutoriel sur l’insertion de plusieurs lignes Excel.

Mise en forme des nombres

Excel vous donne la possibilité de créer des formats pour les nombres.

Sélectionnez une seule cellule, puis passez à l’onglet Accueil. Utilisez la section des nombres dans la liste déroulante du ruban pour sélectionner le format. Vous verrez des exemples de données au fur et à mesure que vous examinerez les différentes options.

Excel prend en charge les formats de nombres

Choisissez le format que vous préférez et vous obtiendrez la mise à jour de vos données.

Format de devise d’Excel

Vous pouvez également choisir le style de format numérique que vous préférez. Cliquez sur la petite icône en bas à gauche de la section Nombre.

Lanceur de format de nombre sur le ruban

Si la fenêtre Format des cellules apparaît, naviguez jusqu’à l’onglet Nombre et sélectionnez une option.

Vous verrez un aperçu à droite du format, avec quelques options que vous pouvez modifier. Vous pouvez également choisir le nombre de décimales que vous souhaitez pour afficher les nombres négatifs.

Boîte de dialogue Format des cellules – onglet Nombre

Après avoir effectué vos sélections, vous pouvez cliquer sur « OK », ce qui les appliquera à votre valeur.

Formatage des cellules et polices

Le formatage des données d’une cellule n’est qu’une option parmi d’autres. Il est possible d’appliquer un style de police spécifique à une cellule, d’ajouter un ombrage ou de créer une bordure à la cellule.

Ensuite, cliquez sur l’onglet Accueil. Vous trouverez de nombreuses options dans la section Police.

Section Police du ruban de l’onglet Accueil

Style et taille de la police : Les listes déroulantes situées en haut vous permettent de modifier le style et la taille de la police. Pour modifier la taille de la police, vous pouvez utiliser les boutons situés à droite.

Les caractères gras et italiques ainsi que le soulignement sont disponibles en cliquant sur ces boutons.

Bordure : Pour choisir le type ou le style des bordures de cellules, utilisez la liste déroulante Bordure.

Couleurs de remplissage et de police : Pour choisir une couleur de cellule, utilisez la liste déroulante Couleur de remplissage ou la case Couleur de police pour la couleur de la police.

Effectuez des calculs rapides

Lorsque vous travaillez avec des chiffres, il est courant d’effectuer des calculs. Excel n’exige pas que vous soyez capable de calculer des formules. Au lieu de cela, vous pouvez rapidement additionner des nombres ou en faire la moyenne, ou encore trouver le nombre minimum ou maximum dans un ensemble de données.

Vous devez vous rendre dans la cellule où le calcul doit être effectué. Pour illustrer, faisons la somme de B2 à C6. Nous choisissons B7.

Cellule B7 mise en évidence dans une feuille

Faites défiler la page jusqu’à l’onglet Accueil. Sélectionnez la case déroulante Somme dans la zone d’édition du ruban. Voici quelques calculs de base qui peuvent être effectués. Dans notre exemple, nous avons sélectionné « Somme ».

Calculs dans Somme

Excel met en surbrillance les cellules qu’il juge importantes à calculer. Il indique également la fonction ou la formule qu’il utilisera. Pour accepter la suggestion et obtenir le résultat, il suffit d’appuyer sur Retour ou Entrée.

Formule de somme Excel avec le résultat

Vous pouvez également sélectionner les cellules que vous souhaitez, puis effectuer le calcul. Ensuite, cliquez sur le menu déroulant Somme pour choisir le calcul.

Sélectionnez les cellules, et le menu Somme

Le résultat du calcul s’affiche sous les cellules de la colonne ou à votre droite des cellules de la ligne.

Résultat d’une somme Excel

Ces notions de base devraient vous aider à démarrer avec Excel. Après avoir maîtrisé ces tâches, vous pouvez consulter les autres articles d’Excel qui traitent de la création de graphiques et de tableaux, ainsi que du tri et du filtrage des données.